Privacyverklaring

Versie 1.1 · Ingangsdatum 6 september 2026

1. Identiteit en contactgegevens

Viranex, gevestigd aan Oder 20, 2491 DC Den Haag, Nederland, is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98007963. Het btw-identificatienummer is NL005303892B06.

Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van privacyrechten kan contact worden opgenomen via info@viranex.nl.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van het contact en de dienstverlening kan Viranex de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• naam, functie, bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens;
• gegevens die via het contactformulier worden verstrekt, waaronder de gekozen hulpvraag en de toelichting;
• inhoud van correspondentie, gespreksnotities, afspraken en feedback;
• offerte-, contract-, project-, factuur- en betaalgegevens;
• informatie en materialen die een opdrachtgever voor de uitvoering van een opdracht aanlevert;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaat- en loggegevens, beveiligingsgegevens en cookievoorkeuren;
• openbare zakelijke informatie die relevant is voor acquisitie, voorbereiding van een kennismaking of uitvoering van een opdracht.

3. Doeleinden en grondslagen

Viranex verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Wij gebruiken gegevens voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen en behandelen van kennismakingsaanvragen, op basis van toestemming of gerechtvaardigd belang;
• het voorbereiden, sluiten en uitvoeren van overeenkomsten en opdrachten;
• projectcommunicatie, planning, kwaliteitsbewaking, beoordeling en oplevering;
• facturatie, financiële administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het onderhouden van zakelijke relaties en, waar toegestaan, het informeren van bestaande zakelijke contacten over relevante diensten, met steeds een mogelijkheid tot bezwaar;
• het verzenden van nieuwsbrieven of andere elektronische marketing wanneer daarvoor toestemming is gegeven of wanneer de wet dit anderszins toestaat;
• websitebeveiliging, fraudepreventie, misbruikbestrijding en bescherming van de IT-omgeving, op basis van gerechtvaardigd belang;
• het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van juridische aanspraken.

4. Contactformulier

Via het contactformulier verwerken wij naam, bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres, de gekozen hulpvraag en de verstrekte toelichting. Deze gegevens worden gebruikt om de aanvraag te beoordelen, het gesprek voor te bereiden en contact op te nemen.

Ter bescherming tegen misbruik hanteert het formulier een honeypot, technische controles en een frequentiebeperking. Daarvoor worden het IP-adres en e-mailadres kortstondig omgezet in gehashte technische identificatoren. Deze identificatoren worden maximaal één uur bewaard en zijn niet bedoeld voor profilering.

Wanneer een aanvraag niet tot een overeenkomst leidt, bewaren wij de aanvraag en relevante correspondentie in beginsel maximaal twaalf maanden, tenzij langere bewaring nodig is voor een lopend gesprek, een juridische aanspraak of op verzoek van de betrokkene.

5. Opdrachtgevers en uitvoering van diensten

Bij de uitvoering van marketing- en websiteontwikkelingsdiensten kan Viranex persoonsgegevens verwerken die door de opdrachtgever worden aangeleverd. Per opdracht wordt bepaald of Viranex deze gegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker namens de opdrachtgever verwerkt.

Wanneer Viranex als verwerker optreedt en de aard van de verwerking dit vereist, worden de afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, juistheid en noodzakelijkheid van de aangeleverde gegevens en instructies.

6. Ontvangers en ingeschakelde dienstverleners

Viranex deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de genoemde doeleinden. Gegevens kunnen worden verwerkt door leveranciers op het gebied van hosting, e-mail, cloudopslag, projectmanagement, boekhouding, websitebeheer, beveiliging en communicatie. Ook kunnen zorgvuldig geselecteerde specialisten of onderaannemers toegang krijgen wanneer dit voor een opdracht noodzakelijk is.

Met verwerkers worden waar nodig afspraken gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt aan adviseurs, verzekeraars, bevoegde autoriteiten of andere partijen wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de bescherming van rechten.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige digitale dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Viranex maakt waar nodig gebruik van een adequaatheidsbesluit, door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere rechtsgeldige doorgiftemethode. Waar passend worden aanvullende beschermingsmaatregelen toegepast.

8. Bewaartermijnen

Viranex bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Daarbij gelden in beginsel de volgende termijnen:

• contactaanvragen zonder vervolg: maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact;
• offertes die niet tot een opdracht leiden: maximaal twee jaar na het laatste contact, voor zover nodig voor opvolging of bewijs;
• klant-, contract- en projectgegevens: gedurende de overeenkomst en in beginsel maximaal vijf jaar daarna, tenzij een langere termijn nodig is voor een juridische aanspraak;
• fiscale basisadministratie, waaronder facturen en betaalgegevens: ten minste zeven jaar overeenkomstig de wettelijke bewaarplicht;
• toestemmings- en bezwaarregistraties: zolang dit nodig is om de gemaakte keuze te kunnen aantonen;
• beveiligings- en technische loggegevens: zo kort mogelijk en afhankelijk van het beveiligingsdoel en de gebruikte dienst.

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer een wettelijke verplichting, geschil, onderzoek of gerechtvaardigde juridische noodzaak dat vereist.

9. Beveiliging

Viranex neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking en ongewenste openbaarmaking. Voorbeelden zijn toegangsbeperking, sterke authenticatie waar beschikbaar, updates, back-ups, versleutelde verbindingen, formulierbeveiliging en afspraken met ingeschakelde partijen.

Geen enkele methode van opslag of overdracht biedt absolute veiligheid. Bij een mogelijk datalek beoordeelt Viranex de risico's en handelt Viranex overeenkomstig de wettelijke meldplichten.

10. Rechten van betrokkenen

Een betrokkene kan, voor zover de AVG dat toestaat, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking en overdraagbaarheid van gegevens. Ook kan bezwaar worden gemaakt tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing.

Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. Dit heeft geen terugwerkende kracht. Een verzoek kan worden gestuurd naar info@viranex.nl. Viranex kan aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren en reageert binnen de wettelijke termijn.

Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Viranex neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die voor personen rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

12. Minderjarigen

De website en dienstverlening zijn gericht op zakelijke gebruikers en niet op kinderen. Viranex verzamelt niet bewust persoonsgegevens van kinderen via de website. Wanneer blijkt dat dergelijke gegevens zonder geldige grondslag zijn ontvangen, worden zij verwijderd.

13. Cookies

Viranex gebruikt cookies en vergelijkbare technieken zoals beschreven in het cookiebeleid. Niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst wanneer daarvoor toestemming is vereist en deze toestemming is gegeven.

14. Wijzigingen

Viranex kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, dienstverlening of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat op viranex.nl. Bij wezenlijke wijzigingen wordt waar passend aanvullend geïnformeerd.